グループチャットって何？ オンラインツールの便利な使い方

以前、遠隔授業・遠隔集会に適したサービスはどれかの記事では主要なグループチャットツールの比較記事を掲載した。
しかし、そもそもグループチャットツールとは何か、何のために使うのか、と疑問に思う読者も多いだろう。

簡潔にいうと、グループチャットツールとはグループでのコミュニケーションに特化した便利なツールだ。
Microsoft Teams、Google Hangout Chat / Meet、Slack、Discord等がそれに当たる。
個人向けに作られたLINEやメールでは、話題が流れてしまいがちで同時に複数の議題を扱いづらかったり、情報を共有したいときにその範囲を制限しにくかったりする。

しかし、グループチャットツールでは
話題ごとにチャネル（チャンネル）を作り、タイムラインを分けることができる
プロジェクトごとの情報共有がしやすい
メールに存在するファイル送信でのファイルサイズ上限に煩わされない
管理者が設定した範囲内しか見えないようにアクセス制限ができるため、一時的に参加する人に余計な情報を見られずに済む

と、後発ツールであることを活かして、複数人で会話をしやすいように設計されている。

今回は、「オンラインツールの便利な使い方」第1弾としてグループチャットツール『Microsoft Teams（以下Teams）』を例に取り、基本的な使い方を記載したいと思う。
グループチャットツールは複数存在するが、どのツールの考え方も基本的には共通しているため、その他のグループチャットツールを使用する際にも当記事が参考になるはずだ。
またTeamsは、本学の学生であれば有料版を費用負担なしで利用することができるので、どのツールを使うべきか迷っている都市大生にはおすすめだ。

Teamsの導入が済んでいない場合は、こちらのTeamsの導入記事も参照してほしい
チームの作成方法 / チームへ参加する方法

【チャネル機能】　~複数の議題の同時進行~

LINEやメールで、同時に複数の議題を扱いづらいと思ったらグループチャットツールの出番だ。
チャネル機能は、議題ごとに話す場所を分けることができる機能だ。
下記画像は、チャネル分けの例だ。「会計」「各取材」を分離することでチャットが流れてしまったという事態を防ぐ事が出来る。

従来型チャットのイメージ

また、チャネル内に書き込まれたチャットに直接返信が書き込める。
この機能を活かせば、アンケートを取った際の返答が入り乱れる心配もない。
どこからか新しい内容なのかをひと目で分かるようにもなっている。

【ファイル送信】~巨大なファイルもらくらく~

ファイルの送信もチャットと同じように送信できる。そのため、メールに存在するファイルサイズ上限に怯える必要もない。
また、TeamsではOnedriveから直接チャットに投稿できる機能も搭載されている。
普段、Onedriveにファイルをバックアップとして保管している人には便利な機能だ。
都市大生は、Onedriveを1TB分使うことができるため、バックアップとして利用しておきたい。
下記URLからOnedriveを使うことができる。今後、詳細なOnedriveの使い方の記事も掲載する予定だ。
https://www.itc.tcu.ac.jp/info/docs/20190819144409.html

【チャット検索機能】~昔の話題も一瞬で~

長い期間、チャットツールを利用していると過去に書いたことを振り返りたくなる時が来るかもしれない。LINEのチャットデータは、端末故障などで消えるリスクがあり、また、メールは検索できるが探しづらい。
グループチャットツールには、検索機能が標準搭載されているため、必要になったらすぐ表示することができる。そして、チャットデータはすべて事業者のサーバー上で保管されるため、データ消失リスクを抑えることができる。
一部のグループチャットツールの無料版は、直近1万件まで検索可能といった制限を化しているものもあるが、都市大が契約しているTeamsにはそのような制限はない。
もちろんアップロードしたファイルの検索もできる。

導入もお手軽　都市大生は費用も無料

この手のグループチャットツールは、1人1月あたり500円～2000円程度の費用を、参加者全員分、年間契約で支払わなければ制限がかかったり、利用できなかったりすることがほとんどだ。
比較的費用が安いTeams^[1]Microsoft 365 Business Basic　/　¥540 ユーザー/月相当
(年間契約) https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business より でも、30人のグループの場合、540(1人あたり月額)*12(年間契約)*30(人数) = 194400円 と学生団体には少々大きな出費となる。
便利さ故の、適正な価格なので、いたしかた無い。
しかし、あなたが都市大生ならば、Teamsは大学が費用を負担しているため費用を改めて支払わずに利用することができる。

この記事を読んでTeamsに興味を持った人は、下の記事の導入案内が役立つだろう。
チームの作成方法 / チームへ参加する方法

COVID-19による影響はまだまだ続くと思われる以上、オンラインであっても対面での会話と同じように意思疎通をスムーズに行える環境づくりを行っていきたい。